TERM OF REFERENCE

Kerangka Acuan Kerja 

Aplikasi Otomatisasi Pembuatan Surat Tugas Vendor 

PT. Telkomsel Yogyakarta

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi di zaman sekarang ini membuat manusia yang melakukan aktifitas sehari-hari menjadi lebih cepat dan efisien. Efisiensi merupakan kebutuhan utama dalam meningkatkan kinerja sebuah sistem dan mempermudah pekerjaan semua entitas yang berada di dalam sistem tersebut. Aplikasi yang kami buat kali ini merupakan aplikasi berbasis web yang nantinya akan digunakan oleh PT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakarta.

Aplikasi kami merupakan aplikasi untuk membantu PT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakartadalam melakukan pembuatan surat tugas, proses pendataan pihak vendor, serta proses controlling BTSPT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakarta. Aplikasi ini juga membantu untuk menunjang program paperless yang diinginkan oleh pihak PT. Telkomsel.

Aplikasi ini belum ada sebelumnya pada PT. Telkomsel sehingga marak terjadinya tindak kecurangan yang dilakukan pihak ke-3 seperti tidak kembalinya kunci BTS, adanya pemalsuan tanda tangan, bahkan seringkali terjadi kehilangan beberapa perangkat BTS PT.Telkomsel. Aplikasi ini diharapkan dapat benar–benar berguna bagi pihak perusahaan. 

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan aplikasi ini adalah:

1.     Mengubah sistem pembuatan surat tugas PT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakarta secara manual menjadi digital.

2.     Mempermudah proses controlling vendor.

3.     Mempermudah sistem pengembalian kunci BTS.

4.     Mempermudah sistem distribusi surat tugas.

5.     Mengganti sistem antrian permintaan surat tugas menjadi digital.

6.     Membantu dalam antisipasi adanya pemalsuan tanda tangan.

7.     Pembuatan otomatisasi surat tugas untuk pemangkasan antrian serta antisipasi adanya pemalsuan tanda tangan berbasis aplikasi web.

C. Sasaran

Tersedianya suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan PT. Telkomsel Yogyakarta dan Vendor terkait untuk pemeliharaan suatu BTS.

D. Nama Organisasi

PT. Telkomsel Yogyakarta

E. Sumber Pendanaan

Sumber pendanaan dari proyek ini adalah dana mandiri berkisar $10,-

F. Lingkup, Lokasi, Fasilitas dan Alih Pengetahuan

1. Lingkup Kegiatan
• Pengadaan modul dari aplikasi ini yang terdiri dari pembuatan surat tugas vendor, pencatatan peminjam kunci BTS dan pembuatan rekap history BTS.
• Pengadaan server untuk aplikasi otomatisasi pembuatan surat tugas vendor.
• Pengembangan database yang dapat mendukung modul dikembangkan pada sub point sebelumnya.
• Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk aplikasi otomatisasi pembuatan surat tugas vendor yang dibangun, meliputi :
• User Reqruitment,
• User Interface,
• Testing
• Database Security,
• Form Input/Output,
• Source Code,
• User Manual Aplikasi
2. Lokasi Kegiatan
• Lokasi dari kegiatan ini dilakukan di dalam kantor PT. Telkomsel Yogyakarta
3. Fasilitas
• Pengguna Jasa
• Konsultasi kebutuhan
• Ikut dilibatkan dalam pengembangan aplikasi
• Penyedia Jasa
• Ruang kerja
• Makan siang
4. Alih Pengetahuan
• Training aplikasi
• Konsultasi

G. Metodologi

Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah SDLC (Software Development Life Cycle) Waterfall.

H. Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan dari pengembangan aplikasi ini adalah selama 1 bulan terhitung 19 hari masa kerja dari tanggal 3 Januari 2017

I. Kualifikasi

Kualifikasi yang diharuskan oleh penyedia jasa adalah :

• Bersedia tidak menyebarkan data rahasia perusahaan
• Berkomitmen untuk bertanggung jawab terhadap pekerjaan
• Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi.
• Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat.
• Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pengguna.
• Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang / jasa secara sempurna selama 3 bulan sejak serah terima aplikasi.

J. Tenaga Ahli
Demi menunjang keberlangsungan pengembangan, maka dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut.

1. Project Manager
• Staff supervisor dan Mahasiswa Internship dari Teknik Informatika ITS.
2. Programmer / Engineer
• Mahasiswa Internship dari Teknik Informatika ITS.
3. System Analyst
• Mahasiswa Internship dari Teknik Informatika ITS.

K. Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1. Sistem informasi yang digunakan sebagai pendukung kegiatan pemeliharaan BTS dari PT. Telkomsel
2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain user requirement, desain sistem, konfigurasi sistem, dan arsitektur program.
3. Program dengan source code
4. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa user manual.
5. Instalasi aplikasi.
6. Pelatihan, garansi dan pemeliharaan.
7. Seperangkat sistem yang terdiri dari sistem informasi yaitu server. 

Media untuk dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi bentuk softcopy adalah menggunakan standar format Windows Office atau PDF. Dokumen yang diserahkan tersebut harus merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan / dibangun melalui tahapan pengujian sistem aplikasi.

L. Pelaporan

1. Laporan Pendahuluan
• Rencana kerja
• Jadwal kegiatan
• Estimasi waktu deadline aplikasi
2. Laporan Interim
• Hasil yang telah dicapai
• Masalah pelaksanaan dan solusi
• Rencana kerja baru selanjutnya
3. Laporan Akhir
• Keluaran proyek