PROPOSAL SUBMISSION OF AN APPLICATIONS

Proposal Aplikasi 
Otomatisasi Pembuatan Surat Tugas Vendor 

PT. Telkomsel Yogyakarta

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi di zaman sekarang ini membuat manusia yang melakukan aktifitas sehari-hari menjadi lebih cepat dan efisien. Efisiensi merupakan kebutuhan utama dalam meningkatkan kinerja sebuah sistem dan mempermudah pekerjaan semua entitas yang berada di dalam sistem tersebut. Aplikasi yang kami buat kali ini merupakan aplikasi berbasis web yang nantinya akan digunakan oleh PT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakarta.

Aplikasi kami merupakan aplikasi untuk membantu PT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakartadalam melakukan pembuatan surat tugas, proses pendataan pihak vendor, serta proses controlling BTSPT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakarta. Aplikasi ini juga membantu untuk menunjang program paperless yang diinginkan oleh pihak PT. Telkomsel.

Aplikasi ini belum ada sebelumnya pada PT. Telkomsel sehingga marak terjadinya tindak kecurangan yang dilakukan pihak ke-3 seperti tidak kembalinya kunci BTS, adanya pemalsuan tanda tangan, bahkan seringkali terjadi kehilangan beberapa perangkat BTS PT.Telkomsel. Aplikasi ini diharapkan dapat benar–benar berguna bagi pihak perusahaan. 

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan aplikasi ini adalah:

1.     Mengubah sistem pembuatan surat tugas PT. Telkomsel RTPO Magelang dan Yogyakarta secara manual menjadi digital.

2.     Mempermudah proses controlling vendor.

3.     Mempermudah sistem pengembalian kunci BTS.

4.     Mempermudah sistem distribusi surat tugas.

5.     Mengganti sistem antrian permintaan surat tugas menjadi digital.

6.     Membantu dalam antisipasi adanya pemalsuan tanda tangan.

7.     Pembuatan otomatisasi surat tugas untuk pemangkasan antrian serta antisipasi adanya pemalsuan tanda tangan berbasis aplikasi web.

C. Sasaran

Tersedianya suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan PT. Telkomsel Yogyakarta dan Vendor terkait untuk pemeliharaan suatu BTS.

D. Standar Teknis

Spesifikasi teknis komponen software yang dibutuhkan untuk pengembangan aplikasi adalah :

• Database menggunakan MySQL yang dapat menyimpan dan melakukan query data serta bersifat OpenSource
• Framework front-end menggunakan adminJS, Bootstrap
• Untuk design modelling sistem menggunakan Adobe Photoshop

E. Lingkup Kegiatan

Spesifikasi teknis komponen software yang dibutuhkan untuk pengembangan aplikasi adalah :

1. Tahap analisis kebutuhan, pada tahap ini dilakukan komunikasi antara developer dengan client untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang harus dimiliki sistem.
2. Tahap desain tampilan, pada tahap ini dilakukan pembuatan user interface sistem.
3. Tahap perancangan database, pada tahap ini dilakukan pembuatan database sebagai penyimpanan data sistem aplikasi
4. Tahap pembuatan program, pada tahap ini dilakukan pembuatan program secara keseluruhan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah di analisa pada tahap pertama
5. Tahap uji coba, pada tahap ini developer akan menyesuaikan kebutuhan fungsional sistem terhadap fitur-fitur yang telah dibuat dengan mencari bug atau kesalahan yang sekiranya akan terjadi pada case-case tertentu
6. Tahap pelatihan, pada tahap ini developer akan memberikan pelatihan kepada pengguna akhir sistem aplikasi
7. Tahap dokumentasi, pada tahap ini tim developer akan membuat dokumentasi dari sistem aplikasi berupa user manual dan laporan kegiatan.

F. Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :

1. Sistem informasi yang digunakan sebagai pendukung kegiatan pemeliharaan BTS dari PT. Telkomsel
2. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain user requirement, desain sistem, konfigurasi sistem, dan arsitektur program.
3. Program dengan source code
4. Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa user manual.
5. Instalasi aplikasi.
6. Pelatihan, garansi dan pemeliharaan.
7. Seperangkat sistem yang terdiri dari sistem informasi yaitu server.

G. Waktu Penyelesaian Kegiatan

Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini selambat-lambatnya adalah 1 bulan.

H. Identifikasi Permasalahan

• Admin melakukan pembuatan surat tugas secara manual sehingga menyebabkan antrian panjang yang dinilai tidak efektif
• Tidak memiliki track record peminjaman kunci BTS sehingga ketika terjadi kehilangan pada perangkat BTS, pihak perusahaan tidak memiliki dasar untuk mengetahui pihak yang harus bertanggung jawab
• Tidak adanya pencatatan pengembalian kunci BTS sehingga sering terjadi tidak kembalinya kunci BTS yang dipinjam

I. Pengalaman membangun aplikasi

Beberapa pengalaman kami dalam membangun aplikasi adalah Sistem Informasi Laundry Station dan Sistem Informasi Wisma ITS

J. Penutup

Demikianlah proposal aplikasi otomatisasi surat tugas vendor PT. Telkomsel Yogyakarta